Laita data j?rjestykseen – viisi strategiaa tiedonhallintaan

Yksi yritysten suurimmista haasteista nyky??n on yritt?? hy?dynt?? sellainen data, jota ei voida tallentaa tehokkaasti relaatiotietokantoihin, koska halutut tiedostot eiv?t k?yt? ennalta asetettuja datamalleja.

Useimmat yritykset ovat ker?nneet jo vuosien ajan valtavia m??ri? t?t? niin sanottua hallitsematonta dataa, kuten kuvia, ??ni- tai videoklippej?, s?hk?posteja, sosiaalisen median sis?lt??, dokumentteja ja paljon muuta. T?m?n seurauksena monilla yrityksill? on valtava m??r? dataa, jota ne eiv?t kuitenkaan hy?dynn? tehokkaasti.

Kaikki t?m? data sis?lt?? paljon arvokasta tietoa, joka voi auttaa organisaatioita tekem??n parempia ja oikeaan tietoon perustuvia p??t?ksi?, parantamaan prosessejaan ja tuotteitaan sek? toimimaan tehokkaammin.

Kuitenkin hallitsemattoman datan suuren m??r?n, monimuotoisuuden ja jatkuvasti kasvavan m??r?n takia organisaatiot usein kohtaavat vaikeuksia l?yt??kseen tarvitsemansa tiedot hyvien liiketoimintap??t?sten tekemiseksi.

Lis?ksi t?m?n hallitsemattoman datan laatu ei ole yht? hyv? kuin j?sennellyn datan, mik? taas tarkoittaa sit?, ett? yritysten on j?sennelt?v? ja monipuolistettava sit?, jotta se olisi mahdollisimman k?ytt?kelpoista.

Hallitsemattoman datan hallintaan liittyv?t haasteet

Yritykset kohtaavat useita haasteita ei-organisoidun datansa hallintaan liittyen. N?it? ovat muun muassa:

1. Data eristyksiss?:?Kukin osasto tai tiimi ker?? yleens? omat tietonsa ja tallentaa ne eri muodoissa erilaisiin j?rjestelmiin. Kuitenkin yritysten tulisi tallentaa kaikki liiketoimintaan perustuva data yhteen paikkaan, jotta se olisi mahdollisimman helposti saavutettavissa.
2. Datan laatu:?Hallitsematon data on usein puhdistettava tai j?rjestett?v? uudelleen ennen kuin se voidaan j?rjest?? mielekk??ll? tavalla. Yrityksille voi olla haastavaa putsata dataa turhasta tiedosta ja valmistella suuria tietom??ri? sis?lt?vi? kokonaisuuksia. Datan tiivist?minen ja j?sentely on kuitenkin v?ltt?m?t?nt?, jotta siit? saadaan kaikki hy?ty irti.
3. Datan kustannukset:?Kun organisaatioiden hallitsematon data kasvaa, sen t?ytyy tallentaa se jonnekin, mik? taas lis?? datan hallinnan kustannuksia. Yritysten tulisi pyrki? tiivist?m??n dataansa v?hent??kseen siihen tarvittavaa tallennustilaa ja minimoidakseen kustannuksia. T?m? taas auttaa organisaatioita hallitsemaan liiketoimintaan liittyvi? tietoja tehokkaasti ja pit?m??n ne k?den ulottuvilla.

Miksi yritysten tulisi hallita dataansa?

Yritykset voivat k?ytt?? hallitsematonta dataa esimerkiksi analysoimaan asiakkaiden sosiaalisen median k?ytt?ytymist? auttaakseen heit? kehitt?m??n kohdennetumpia markkinointikampanjoita.

Esimerkiksi tunnistamalla tiettyj? tuotteita koskevista keskusteluista kiinnostuneiden asiakkaiden demografiat voi saada paljon tietoa siit?, mink?lainen tuotteen tai palvelun kohdeyleis? on. Organisaatiot voivat my?s analysoida erilaisia l?hteit? l?yt??kseen markkinointiin liittyvi? oivalluksia.

Hyv? datan hallintastrategia sen ker??miselle, j?rjest?miselle ja analysoinnille voi auttaa yrityksi? lis??m??n tuottavuutta, koska ty?ntekij?t tiet?v?t tarkemmin, miss? heid?n tarvitsemansa tieto sijaitsee.

Ty?ntekij?t voivat helposti etsi? tietoja, koska se on kaikki yhdess? paikassa. Lis?ksi keskitt?minen helpottaa tiedon ker??mist? ja yll?pit?mist?.

Kun kaikki tarvittava tieto on helposti saatavilla, yritykset pystyv?t nopeasti havaitsemaan kriittisi? ongelmia ja ryhtym??n toimiin niiden ratkaisemiseksi.

Samoin organisaatiot pystyv?t paremmin yll?pit?m??n toimintansa yhteensopivuutta nykyisten standardien ja s??d?sten kanssa. Hyv? esimerkiksi t?st? on vaikkapa GDPR-asetus, jota kaikkien EU-alueella toimivien yritysten tulisi noudattaa.

Seuraavaksi haluamme esitell? lukijalle viisi strategiaa, jotka auttavat organisaatioita hallitsemaan tietojaan paremmin:

Tunne data – esit? kysymyksi?

Ei-organisoidun datan k?sittelemiseksi yritysten on ensin ymm?rrett?v? sen luonne ja pyrki? tarkastelemaan sit? esimerkiksi seuraavista n?k?kulmista k?sin:

• Kuinka paljon dataa yrityksell? on?
• Kuka omistaa tiedon?
• Kuka p??see k?siksi dataan?
• Kuinka vanhaa data on?
• Mihin se on tallennettu?
• Mink?laisia tietotyyppej? data sis?lt???
• Mit? sen tallentaminen ja yll?pito maksaa?

N?m? kysymykset ovat avainasemassa, koska hallitsematon data sijaitsee yleens? erilaisissa pilvipalveluissa tai muissa vastaavanlaisissa tietokannoissa. Se taas tarkoittaa sit?, ett? yrityksen jokainen osasto tallentaa ty?h?ns? liittyv?t ??ni-, video-, dokumentti-, sovelluksiin liittyv?n tietonsa hieman eri tavalla, mik? tekee niiden jakamisen liiketoiminnan sis?ll? vaikeaksi.

Jos yritykset eiv?t tied?, mink?laista dataa heill? on, niiden johto ei voi tehd? tietoon perustuvia p??t?ksi? liiketoimintaan liittyen.

Lue my?s: Big Data tarkastelussa – 10 vinkki? massadataan liittyen

Pid? yrityksen s?ilytt?m? data puhtaana

Organisaatioiden on puhdistettava hallitsematon datansa ennen kuin ne voivat j?rjest?? sen kunnolla. Yksitt?isten tietojen tai tiedostojen kopiot, ep?luotettavuus, vanhentuneet tiedot tai niiden ep?tarkkuus johtavat helposti huonolaatuiseen dataan.

Se taas v??rist?? datasta teht?vi? johtop??telmi?, mill? on suora vaikutus liiketoiminnan laatuun ja p??t?ksentekoon.

N?iden edell? mainittujen syiden johdosta hallitsemattoman datan puhdistaminen on yrityksille eritt?in kriittist? ja t?rke??, jotta ne saisivat kaiken hy?dyn irti hallitsemattomasta datastaan.

Siksi on my?s t?rke?? se, ett? yritykset k?ytt?isiv?t dataan liittyen erilaisia puhdistus- ja yll?pitoty?kaluja p??st?kseen eroon vanhentuneesta, tarpeettomasta, ep?tarkasta, puutteellisesta tai merkityksett?m?st? datasta.

Kaikenlaisen ylim??r?isen datan poistaminen mahdollistaa yritysten helpommin lajitella ja arvioida olennaisia tietoja j?rjestelmiss??n. Hallitsemattoman datan puhdistaminen helpottaa organisaatioiden datan k?sittely?, koska se my?s korjaa rakenteellisia virheit? tehostaen samalla ty?skentely?.

Analysoi data – tee siit? rikkaampaa ja monipuolisempaa

Datan monipuolistaminen parantaa siit? teht?vien analyysien tarkkuutta yhdist?m?ll? erilaisten rajapintojen tarjoamia tietoja yhdess? yrityksen oman tietoj?rjestelm?n kanssa. Esimerkiksi monet kolmannen osapuolen l?hteet ovat t?rke?ss? roolissa monen yrityksen toimenkuvan kannalta.

T?m? taas mahdollistaa yrityksille ker?t? enemm?n datapisteit?, mik? mahdollistaa tietoon perustuvien p??t?sten tekemisen olemassa olevaa dataa t?ydent?m?ll?. Datan rikastaminen, eli uuden tiedon lis??minen vanhaan dataan mielekk??ll? tavalla, luo rakenteita muutoin hallitsemattomaan tietoon, Se parantaa datan luotettavuutta ja tekee siit? arvokkaampaa – laatu korvaa t?ss?kin kohden m??r?n!

Tietojen j?sent?minen ja rakenteet

Nopeasti tarvittavan datan saamiseksi yritysten tulisi j?rjest?? ja luetteloida hallitsematon datansa. On olemassa lukuisia pilvipohjaisia sis?ll?nhallintaj?rjestelmi?, jotka automatisoivat hallitsemattomien datatiedostojen j?rjest?misen, luetteloimisen ja tallentamisen, mik? tekee t?rkeiden tietojen p??syn ja etsimisen helpoksi ty?ntekij?ille.

Koska t?m? on eritt?in helppo ratkaisu ottaa k?ytt??n, yritysten tulisi harkita t?llaista strategiaa tietojensa hallinnassa. Se luo aina jonkin verran kustannuksia, mutta toisaalta tehostaa ty?skentely? ja tekee asioiden tekemisest? helpompaa, mik? taas tuo s??st?j? pidemm?ll? aikav?lill?.

K?yt? standardipohjaisia tiedonhallintaty?kaluja

Yritysten tulisi valita ei-organisoidun datansa hallintaan sellaisia ty?kaluja, jotka perustuvat ennalta m??r?ttyihin standardeihin. T?m? varmistaa sen, ett? ne voivat siirt?? tietonsa alustalta toiselle ilman, ett? ne ovat riippuvaisia tietyist? alustoista tai palveluista.

Hallitsemattoman datan hallinta standardipohjaisten hallintaty?kalujen avulla on erityisen t?rke??, kun otetaan huomioon, ett? datan k?sittelyyn liittyv?t alustat ja -ty?kalut kehittyv?t jatkuvasti.

Yhteenveto

Yritysill? on usein haasteita hy?dynt?? sellaista hallitsematonta dataa, jota ei voida tehokkaasti tallentaa relaatiotietokantoihin. T?m? data, kuten kuvat, ??nitallenteet, videoklipit, s?hk?postit ja sosiaalisen median sis?lt?, mutta siit? ei saada kaikkea hy?ty? irti.

Hallitsemattoman datan suuri m??r? ja monimuotoisuus tuovat haasteita sen hy?dynt?misess? liiketoimintap??t?ksiss?. Se voi auttaa yrityksi? esimerkiksi kohdennetummissa markkinointikampanjoissa ja asiakask?ytt?ytymisen analysoinnissa.

Yritykset kohtaavat useita haasteita hallitsemattoman datan hallinnassa, kuten laadun varmistamiseen ja kustannusten kasvamiseen liittyvi? asioita.

T?m?n takia jokaisen yrityksen kannattaa pohtia erilaisia strategioita, joista saattaa olla apua sen toiminnassa. N?in johto voi tehd? paremmin tietoon perustuvia p??t?ksi? ja yll?pit?m??n toimintansa yhteensopivuutta nykyisten standardien ja s??d?sten kanssa.